CMS導入を成功に導くRFPはこう作る！

ユーザ企業がシステム導入を決める際、発注先候補のベンダー企業に対して具体的な提案を依頼する文書をRFP(Request For Proposal:提案依頼書）と呼びます。
簡単に言えば、システム導入を検討しているユーザ企業が、そのシステムで何がしたいのか、どういう仕様のシステムが欲しいのかという要望を文書化したものです。
そして、このRFPがいかに「MECE(ダブりなく、もれなく）」に書かれているかによって、システム導入時のスピードやコスト、そして品質も大幅に変わってきてしまいます。
ポイントとしては、機能を詰め込むのではなく、自社にとって本当に必要な要件に絞り込むことだと思います。CMSに求めずとも、必要に応じて追加投資した方が成果に繋がるケースも多々あります。その際は、CMSで蓄積したコンテンツを外部ツールと連携できるか、様々なフォーマットで柔軟に引き渡せるか、などを確認しておくと良いでしょう。

私たちはこれまで多くのCMS導入プロジェクトに関わってきましたが、残念ながら想定どおりの結果が得られなかったプロジェクトもあります。
そのような結果に至ったプロジェクトの場合、以下の項目に関する取決めや役割分担がRFPに明記されていないケースがほとんどです。

・開発フェーズだけでなく運用フェーズにおける体制や必要な予算措置
・CMS化する範囲について明確化されているか、CMS化しないページの対応方針が明確にできているか
・ローンチまでの妥当性のあるスケジュール、マイルストーンが設定されているか（妥当性の確認が重要）
・CMSに実装する機能と、CMS以外のプロダクトで実装する機能は明確にされているか
・既存コンテンツを新サイトへデータ移行する範囲、手段、方法、作業時間、担当者は明確か
・新規作成コンテンツを誰が、いつ、どのように投入するかが明確になっているか
・ローンチ後の運用手順について、納品物の内容や、想定すべき利用者は明示できているか
・最終的な納品物は明確になっているか

これらの項目はいずれも、プロジェクトを成功させるために、ユーザ企業側、ベンダー企業側双方で認識をあわせておかなければならない重要な項目ですが、それ以上に社内関係者の間で認識が合っているかどうかが重要です。現場は、Web担当者が予想もしないことを不満に思っていたり、困っていたりもします。ステークホルダーと思われる方々から丁寧にヒアリングし、抜け漏れの無いようにしましょう。
この点を疎かにしてしまうと、「ここまでお願いしたつもりなのに（できていない）」「この範囲までで十分（であろう）」といった双方での認識のギャップが発生してしまい、結果として開発の手戻りやスケジュール遅延や、仕様変更によるコストの追加、あるいは運用そのものが機能しがたいといった問題につながる危険性があります。
必要な要件を網羅したRFPを提示することは、このような事態を防ぎ、プロジェクトを成功に導く重要な「鍵」といえます。
更に、要件を明確化したRFPを用意することで、プロジェクトにかかわる関係者全体がプロジェクトそのものを深く理解できるようになるため、より高品質な提案を引き出し、最終的にはニーズを満たしたWebサイトの仕上がりや満足度を高めることにつながります。

では、CMS導入プロジェクトを成功へ導くための最適なRFPはどのようなものなのでしょうか。
CMSに期待するの機能を何百項目も列挙し、できる／できないの「○」「×」だけで評価してはいけません。大切なのは「いかに機能が豊富であるか」ではなく「自社の目指す運用に必要な機能を満たすことができるか」ということです。たとえば、レコメンドなどのマーケティング機能をはじめとして、、Webサイトにはコンテンツ管理だけでなく、さまざまな付加サービス（機能）が要求されます。一部のCMSには、コンテンツ管理以外の機能が搭載されているものがありますが、日々変わる現場のニーズや市場のトレンドの変化に対応していくためには、マーケティング機能は個別に最適なツールを選択した方が良いでしょう。CMSは良くも悪くもWebサイトのリニューアル時に入れ替えを検討することになりますが、マーケティング系のツールを含めて、自社で使っているツールが丸ごと置き換わってしまうのは現場担当者の作業効率を著しく低下させ、思わぬ事故にも繋がりますので注意して下さい。

私たちは、これまで携わってきた数多くのCMS導入プロジェクトにおける経験から、重要なポイントをピックアップして「CMS標準RFP」としてまとめました。

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自社の望む運用に適した機能が何かを意識したRFPに編集するなど二次的著作物を作成していただくことが可能な「CMS標準RFP Word版」こちら よりダウンロードできます。

ご不明点等ございましたら、お気軽にお問い合わせ下さい。CMS導入プロジェクトの成功を目指し、お手伝いさせていただきます！