大和小田急建設株式会社

伝えたいことを簡単に 伝えたい人に確実に

大和小田急建設株式会社

導入製品:NOREN Content Server

■総合的な情報伝達レベル向上のためのチャレンジ

大和小田急建設株式会社が、社内の情報共有基盤であるイントラサイトのコンテンツ管理システムとして『NOREN ―イントラパック―』を導入したのは2011年4月のこと。長年の課題を解決するための取り組みだった。それからおよそ7カ月が経った11月下旬、同社情報システムグループを訪ね、システム導入に至る経緯や現状、そして同社の情報共有についての思いを尋ねた。そこには、多くの組織が共有しうる「知見」があった。

■トップページに象徴された課題

サイトイメージ

 大和小田急建設株式会社(以下、大和小田急建設)が社内の情報共有を目的にイントラサイトを活用しはじめて、既に十数年になる。年々拡大を続け、現在、 イントラサイトで扱う情報は、一般的な総務情報、各部署の最新情報、緊急連絡から、マニュアルや規定類、共有資料、社内文書の定型書式に至るまで多岐にわ たっており、常に積極的な情報発信が行われている。しかし、それまでの旧イントラサイトには、長年にわたって改善を重ねてきたがゆえの問題があった。
  同社情報システムグループ長の川田正純氏(以下、川田氏)によれば、その問題は、情報の「閲覧」「発信」「管理」といった3つの側面が絡み合ったものであ り、従来の改善の延長では解決が困難なものだったという。では、旧イントラサイトは、具体的にどのような問題を抱えていたのだろうか。

■発信側の情報に対する思い入れがネックに

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 この「閲覧」側の混乱の元となった「発信」側の問題は、皮肉にも、システムの自由度の高さと、発信担当者の熱心さによるものだった。
「旧イント ラサイトには、トップページとその配下に各部署のページがあり、HTML生成ソフトを使ってページを作成・更新していましたが、これには相応のスキルが必 要でした。トップページに装飾で工夫された“目を引く”情報を掲載できるのは、このソフトの習熟度の高い発信担当者のいる部署です。一方、各部署のページ は、対抗意識からどんどん凝ったものになっていき、レイアウトも頻繁に変更されていました。自分の部署のページしか見ない従業員も増えていきましたが、 トップページと同じ情報をコピー掲載して、情報の不整合やリンク切れが生じたりしていました。また、部署ごとにレイアウトがバラバラなため、別の部署に異 動になると、どこに何の情報があるかわからなくなるといったこともありました。
 発信担当者がよかれと思って時間と労力を掛けることで、かえって伝えるべきことがきちんと伝わらないという事態を招くことになってしまったのです。」
 さらに問題は「管理」面にもあった。受け手によって閲覧できる情報を制御する仕組みと、発信内容の適切性を確認して掲載可否を判断し承認する仕組みがなかったことが原因だった。
「全社的に伝える必要のない情報が誰でも見られる形で掲載されたり、未確定な情報が早い段階で出てしまって、慌てて掲載を取り下げるということもありました。」

  もともと旧イントラサイトは、数名の有志による自主的な展開が始まり。“発信する側の視点での自由さ”が認められたシステムだったのは、イントラサイト設 置当初からの方針だった。その後の長期にわたる運用の末、「結果として情報の交通整理が難しくなってしまった」と川田氏は振り返る。

■新システムのシンプルさが情報発信に関する考え方を変えた

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 これら複合的な問題を解決するための選択として、大和小田急建設はCMS『NOREN』をイントラサイト向けに最適化した製品『NOREN ―イントラパック―』の導入を決めた。この『NOREN―イントラパック―』は、まず、“情報発信のスタイル”を変えた。
「『NOREN ―イントラパック―』は、情報発信の方法がとてもシンプルです。基本的には、Webブラウザ上でタイトルと発信したい内容を入力するだけですから、誰でも すぐに操作ができるようになります。教育コストも低減できました。一方、個々の発信担当者がデザイン要素を加えることはできなくなりました。表現の自由度 が低くなったことを残念がる声もないわけではありませんが、装飾の有無ではなく“情報の中身”が重要性を判断するための基準となったことは、社内情報伝達 が“発信する側の視点”ではなく、“受け手側の視点”で行われるべきであるとの考え方に、一歩近づくものと思っています。」
 トップページのあり方も大きく変わった。
「新 着情報は、情報の重要度や対象職種によって表示エリアを分けました。記事の新規登録画面で、どのエリアに表示させるかを選択すれば、登録と同時にトップ ページにも記事へのリンクが作られます。トップページが自動的に、“ルールに則って”更新されるようになったことで、情報の発信に“秩序”が生まれ、それ が維持されるようになりました。これまでのように、必要な情報を見落とすことも少なくなりましたね。」
 さらに、「管理」面についても、問題は解消された。
「“ワー クフロー”の機能を利用し、情報はすべて、総務人事部門と情報システム部門の承認を経てから掲載するようにしました。これによって、情報の適切性を確認す ることができます。また、“ユーザ認証”機能を使うことによって、どの情報を誰が見ることができるのかといった閲覧レベルを定めることもできるようにな りました。」
 川田氏のもとでイントラサイトの管理業務を担っている中野智之氏も、「操作方法がシンプルですので、これまでのような使い方や情報 の探し方に関しての問い合わせはずいぶんと減りました。さらに、ページのフォーマットと階層が統一されたことや、部署ではなく業務目的で情報のジャンルを 分類したことで、組織変更や部署替えがあった場合のデータの移動や作り替えなどについても、最小限の修正で対応できるようになったと思います」と管理側の 負担軽減を強調する。

■システムによる制約が情報の流れを整える

 情報発信業務の定型化と自動化に伴い、“華美な装飾ができない”、“トップページに自由に書き込めない”といった制約がかかった大和小田急建設の新イントラサイト。『NOREN―イントラパック―』の導入は、抱えていた問題の表面的な解決にとどまらず、「情報レベルの適正化が図られ、情報の流れに秩序がもたらされた」と川田氏は感じている。
 とはいえ、まだまだ改善の余地があると言う。トップページのナビゲーションのジャンル分けの仕方、緊急のお知らせなど次々に更新されていく「フロー型情報」と、マニュアル・規定類や社内文書の書式のようにいつでも取り出せるよう保管しておく「ストック型情報」をどう分けて掲載するか、さらには詳細記事の全文検索などについては、今後さらに煮詰めていきたいそうだ。
「伝えたいことを簡単に、伝えたい人に確実に届ける。見やすく、探しやすく、発信しやすい。そういった情報伝達の基本をしっかりと実現することが目標です。課題を改善・検証しつつ、利用者の声と情報共有の場の秩序をより高いレベルで両立できるよう努力していきたいと思っています。」
 『NOREN ―イントラパック―』の機能をうまく活用して、社内情報の交通整理を行い、情報の流れを整えることに成功した大和小田急建設。この事例は、同じような課題を抱えている組織にも大いに参考になるのではないだろうか。

【Webブラウザの検索機能で簡易検索】

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大和小田急建設では、検索を低コストで実現するため、検索システムを導入せずにブラウザの検索機能で対応した。イントラパックをカスタマイズし、サイト内 すべての記事のタイトル一覧ページを作成。記事タイトルには、詳細ページへのリンクがはってある。このページでWebブラウザの検索機能を用い、求める記 事のタイトルに含まれていそうなキーワードで検索をおこなう。
自分が必要とする情報が何かわかっているうえで検索することが多いイントラサイトゆえのソリューションだ。※1

※1 本機能を実装するには、『NOREN ーイントラパックー』を別途カスタマイズする必要があります

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※掲載内容は、取材当時(2011年11月)のものです。現時点の情報と異なる場合があります。
※大和小田急建設株式会社は、2015年10月1日をもって株式会社フジタと合併しております。

会社名 大和小田急建設株式会社
URL http://www.daiwaodakyu.co.jp/
本社 東京都新宿区西新宿4-32-22
設立 1939年1月26日
事業内容 1.建築工事および土木工事の請負
2.建築工事および土木工事の調査、企画、診断、測量、
 施工、設計、監理、マネジメントおよびコンサルティング
3.鉄道、道路、公園、上下水道等の公共施設ならびに
 これに準じる施設の設計 / 施工および維持管理
4.土壌の調査・浄化工事の請負およびコンサルティング
5.廃棄物の収集、運搬および処分
6.コンクリート製品の製造および販売
7.土木 / 建築用資材、建設機械、事務機器、パソコンおよび
 周辺機器の賃貸ならびに販売
8.不動産の売買、賃貸借、仲介、管理、鑑定およびコンサルティング
9.貨物自動車運送事業
10.損害保険代理業、自動車損害賠償保障法に基づく保険代理業および
 生命保険の募集に関する業務
11.労働者派遣事業
従業員数 797名(2014年3月現在)

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